Szukaj wśród materiałów FlexiProject
Jak z sukcesem wdrażać strategię firmy poprzez skuteczną realizację projektów
Udostępnij:
  • Linkedin
  • Facebook
  • Twitter
  • Mail

Jak z sukcesem wdrażać strategię firmy poprzez skuteczną realizację projektów

Rozmowę o strategii warto poprzedzić powiedzeniem czym jest wizja organizacji. Otóż wizja to pewne wyobrażenie tego jak liderzy firmy sobie ją wyobrażają za np. pięć lat. Aby tę wizję osiągnąć potrzebny jest konkretny, długoterminowy plan i tym planem jest właśnie strategia firmy. Taki plan powinien być rozbity na konkretne cele strategiczne, a dla każdego celu powinien być sformułowany indywidulany plan jak go osiągnąć. Cele oraz plany jak je osiągnąć wraz z założeniami finansowymi w komplecie stanowią strategię firmy.

 

Swego czasu miałem okazję rozmawiać z właścicielem małej, ale dynamicznie rozwijającej się firmy i zadałem mu pytanie- czy uważa on, że ważne jest posiadanie wizji przez firmę i czy on takową posiada. Jego pierwszą reakcją było zdziwienie, zaraz potem powiedział, że wizja którą on zbudował dla swojej firmy daje mu codziennie energię, aby wstawać z łóżka i z pasją budować swoją firmę bo wie gdzie zmierza. Ta umiejętność wyobrażenia sobie jak może wyglądać firma za np. trzy lata daje niesamowitą energię i ma duży, pozytywny efekt psychologiczny.

 

Jeśli chodzi o odpowiedź na pytanie czy każda firma powinna mieć strategię, to wg mnie odpowiedź jest dość jednoznaczna – tak, każda firma, która chce odnosić na rynku sukcesy powinna mieć zdefiniowaną strategię. Oczywiście strategia małej firmy będzie się różnić poziomem kompleksowości od strategii korporacji. Często można usłyszeć stwierdzenie, że małe firmy, albo nie potrzebują, albo też nie mają strategii -  to nie prawda. Małe firmy są najczęściej zarządzane bezpośrednio przez ich właścicieli, a właściciel przecież całym sobą pracuje na sukces firmy, którą buduje. W małych firmach strategia nie ma często postaci formalnego dokumentu lecz jest cały czas w głowie jej właściciela.

Jak zatem w praktyce powstaje strategia biznesowa firmy?

Przez lata miałem przyjemność uczestniczyć w wielu projektach optymalizacyjnych jak też budowy strategii firm dla średnich oraz dużych, polskich i międzynarodowych organizacji. Podejścia do stworzenia strategii firmy są dość różne, ale chyba najbardziej rozpowszechnioną formą jest odbycie serii warsztatów, które są we właściwy sposób przygotowane. To co wg. mnie w praktyce się sprawdza to poświęcenie pierwszego warsztatu na dobre przedyskutowanie obecnej sytuacji wewnętrznej firmy oraz jej otoczenia konkurencyjnego. Drugiego natomiast na formułowanie tzw. „strategic challenges” oraz w jaki sposób firma mogłaby je zaadresować – tutaj staramy się wygenerować możliwie dużo pomysłów i trzeci warsztat warto poświęcić na wypracowanie finalnych celów strategicznych oraz planów działań jak je osiągnąć. Często słyszę pytanie, czy warto w proces formułowania strategii zaangażować zewnętrzną firmę doradczą. Uważam, że jeśli tylko nas stać to zdecydowania warto – strategia firmy jest tak ważną rzeczą, że nie warto tutaj zbyt mocno oszczędzać. Zewnętrzny doradca wnosi doświadczenie, pomaga zorganizować proces, moderuje warsztaty i pilnuje terminów, a także pomaga rozwiązywać wewnętrzne konflikty i przede wszystkim wie do jakiego finalnego efektu dąży – to naprawdę bardzo cenne i wartościowe elementy.

Dlaczego tak ważne jest aby w strategii były zdefiniowane czytelnie cele strategiczne oraz projekty, które pomogą je realizować?

Cele powinny być dobrze sformułowane, aby mogła je zrozumieć organizacja, komunikacja celów dla organizacji to bardzo ważny proces. Duże rzeczy strategiczne praktycznie zawsze, aby je wdrożyć, ubierane są w szereg konkretnych projektów – to jest najlepsze podejście co wynika z samej definicji projektu tzn., że ma on czytelnie zdefiniowany koniec i efekt który ma dostarczyć. Tutaj z dużą pomocą przychodzą różne narzędzia informatyczne, wśród których jest system wspierający zarządzanie projektami FlexiProject.

 

FlexiProject pozwala zapisać cele strategiczne firmy, opracować dla nich odpowiednie zestawy KPI oraz powiązać je z projektami. W ten sposób system pozwala nam „zoperacjonalizować” strategię po to, aby skutecznie panować nad jej wdrożeniem. Na poniższych ilustracjach pokazano jak to może w praktyce wyglądać:

Wspomnieliśmy wcześniej o „operacjonalizacji” strategii – jaki powinien być kolejny krok uruchamiający kolejne działania?

Realizacja projektów strategicznych to główne narzędzie pozwalające na osiągnięcie celów strategicznych całej organizacji. Dlatego warto dołożyć maximum starań, aby ich uruchomienie było bardzo dobrze przygotowane – nie mogą to być same nazwy rzucone kierownikom projektów z intencją, że oni zajmą się resztą – takie podejście może się w praktyce nie udać. Dla każdego projektu zdecydowanie warto opracować dobrą kartę projektu.

 

Karta Projektu pozwala doprecyzować to co projekt ma dostarczyć, jaki ma być jego zakres itp. – dopiero wtedy będziemy mogli w komfortowy sposób uruchomić proces planowania. Zdaję sobie sprawę, że może to brzmieć jak trochę zbyt biurokratyczny czy też przeformalizowany proces. Nawet jeśli tak to brzmi to jest to dużo lepsze podejście niż uruchomienie projektów bez kart projektów i dobrych planów. Nawet jeśli z pozoru początkowo nam się wydaje, że od razu „przeszliśmy do czynu” to z wielkim prawdopodobieństwem zapłacimy za to dużą cenę na dalszych etapach realizacji czego w znacznym stopniu można by było uniknąć – takie podejście się po prostu nie opłaca i wynika to z dziesiątków praktycznie przeprowadzonych wdrożeń strategii.

Pomysłów na to jak zrealizować większość zdefiniowanych celów strategicznych jest często więcej niż firma może zrealizować projektów – jak wybrać te najbardziej priorytetowe?

Tak, to bardzo ciekawe pytanie i dotyczy bardzo ważnego zagadnienia. Niestety organizacje rzadko mają możliwość realizacji wszystkich wygenerowanych pomysłów i muszą w jakiś sposób je priorytetyzować. Miałem do czynienia jakiś czas temu z sytuacją, gdzie Zarząd dość dużej międzynarodowej firmy potrzebował wsparcia w tym zakresie. Zarząd tej firmy wyartykułował swój problem w ten sposób, że mają prawie 60 pomysłów na nowe projekty, a możliwość realizacji tylko około 10 z nich. Zarząd chciał w obiektywny sposób, pozbawiony pewnego rodzaju polityki organizacyjnej typu „moje zagadnienia i pomysły są najważniejsze” wybrać z puli 60 pomysłów najbardziej atrakcyjne i je zrealizować.

 

W wyniku tej inspiracji w naszym systemie FlexiProject powstał moduł Scoring, służący właśnie do oceny atrakcyjności pomysłów na projekty. Na poniższej ilustracji widać porównanie atrakcyjności projektów – po ich ocenie w module scoring – w portfelu projektowym New Product Development czyli w projektach związanych z innowacyjnością firmy:

Dlaczego tak ważna jest rola Zarządu firmy w procesie wdrażania strategii w życie. Jak często Zarząd powinien monitorować status realizacji celów strategicznych?

Wdrożenie strategii powinno być priorytetową kwestią każdego zarządu firmy. Kierownicy Projektów i zespoły projektowe muszą czuć, że wdrożenie strategii jest dla firmy, a tym samym dla Zarządu ważne.

 

Ważne jest, aby Zarząd w dobry sposób zaprezentował strategię kluczowym pracownikom firmy i zaangażował się w proces od samego początku. Sam początek oznacza dopracowanie struktury portfela projektów strategicznych, powołanie zespołów projektowych i obecność na spotkaniach Kick-Off, na zatwierdzeniu planów projektów, a potem na regularnym monitorowaniu jak te projekty są realizowane, a co za tym idzie sprawne podejmowanie niezbędnych decyzji. Tutaj też bardzo dużym wsparciem może okazać się moduł Automatycznych Przeglądów Projektowych który jest integralną częścią systemu do zarządzania projektami FlexiProject. Ekran w jaki sposób Zarząd widzi kluczowe informacje na takim automatycznym przeglądzie został zaprezentowany na poniższej ilustracji:

Podsumowanie

Jak widać wdrożenie strategii to niełatwa sprawa, ale korzystając z określonych metodologii można to sprawnie przeprowadzić. Ważne są wszystkie kroki od zdefiniowania celów strategicznych i ich KPI, poprzez wybór i zaplanowanie portfeli projektów strategicznych i na koniec ich systematyczne monitorowanie. Takie podejście daje dużą gwarancję sukcesu